Saat menyewa ruang pertemuan eksternal untuk bisnis Anda, pilihan yang Anda buat berdampak langsung pada kesan yang digambarkan bisnis Anda kepada mitra dan kliennya. Karena itu sangat penting bahwa tempat yang Anda pilih memenuhi harapan Anda, menyediakan fasilitas dan layanan bisnis yang luar biasa untuk memastikan pertemuan bisnis Anda berjalan dengan lancar.
Jadi faktor apa yang perlu Anda pertimbangkan ketika memilih ruang pertemuan eksternal?
Dekorasi
Tayangan pertama dihitung dan dekorasi ruang rapat adalah hal pertama yang akan dilihat oleh mitra dan klien pada saat kedatangan ke pertemuan bisnis Anda. Memilih tempat yang menggambarkan citra profesional secara otomatis menempatkan organisasi Anda dalam pandangan positif, memperkuat keahlian dan keterampilan Anda dalam industri pilihan Anda.
Idealnya Anda ingin tempat pertemuan pilihan Anda dipelihara dengan baik di dalam maupun di luar, termasuk pendekatan ke gedung. Dekorasi harus segar dan mengundang tanpa cat terkelupas atau karpet sobek terlihat. Ruang pertemuan harus bersih dan rapi tanpa ada sampah yang muncul atau tidak ada bau makanan buruk yang tersisa dari pemesanan sebelumnya.
Perabot
Semua kamar harus dilengkapi dengan perabotan yang memadai yang melengkapi dekorasi interior; ini pada gilirannya akan membantu menciptakan lingkungan bisnis yang terfokus. Meja rapat harus dibuat dengan baik dan tahan lama dan kursi harus nyaman dan kokoh. Selalu periksa untuk memastikan furnitur dalam kondisi sempurna, meja goyah dan kursi rusak adalah gangguan yang ingin Anda hindari selama pertemuan bisnis Anda.
Penerangan
Pencahayaan yang baik adalah suatu keharusan untuk setiap pertemuan bisnis. Pencahayaan yang buruk tidak hanya membuat peserta sulit untuk melihat dokumentasi penting, tetapi juga dapat bertindak sebagai faktor pendorong motivasi yang menyebabkan hilangnya konsentrasi.
Jika mungkin Anda akan ingin menemukan ruang pertemuan yang menawarkan banyak cahaya alami, jika bukan ruangan yang memiliki perlengkapan pencahayaan dan perlengkapan yang baik yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan Anda. Anda akan ingin menghindari tempat pertemuan yang gelap dan suram karena ini sering dapat menciptakan lingkungan bisnis yang mengecewakan; sesuatu yang tidak ingin Anda kaitkan dengan bisnis Anda.
Ruang
Berapa banyak yang bisa saya masukkan ke kamar? Pertanyaan penting sebagai ruang adalah apa yang Anda bayar. Pertimbangan yang cermat harus dibuat ketika memilih ukuran ruang pertemuan – terlalu kecil dan delegasi Anda akan sempit bersama, terlalu besar dan Anda akhirnya membayar ruang yang terbuang. Anggaran perusahaan akan membatasi jumlah ruang pertemuan yang dapat disewa sehingga faktor-faktor ini harus diperhitungkan dengan pertimbangan biaya dalam pikiran.
Menyesuaikan konfigurasi ruang rapat Anda dapat membantu memaksimalkan ruang di dalam ruang yang lebih besar. Tata letak auditorium akan membantu Anda mendapatkan delegasi terbanyak ke dalam ruang pertemuan Anda, sedangkan tata letak ruang dewan, tapal kuda, atau ruang kelas akan menawarkan kenyamanan yang lebih besar kepada hadirin Anda.
Peralatan
Semua tempat pertemuan profesional harus dapat menawarkan solusi konferensi audio dan visual berteknologi tinggi. Peralatan seperti AC, flip chart dan papan tulis dengan pulpen juga tersedia, tetapi berhati-hatilah untuk membaca cetakan kecil karena beberapa penyedia akan mengenakan biaya tambahan untuk penggunaan fasilitas yang lebih kecil ini.
Operator seperti Avanta Managed Offices akan menawarkan peralatan ruang meeting di ciloto indah permai di atas sebagai standar, sehingga tidak ada biaya tambahan untuk bisnis Anda. Mereka juga menawarkan ruang pertemuan berkemampuan Wi-Fi gratis dan panggilan IP ke IP gratis saat menggunakan peralatan AV.
Konferensi video adalah layanan lain yang ditawarkan oleh penyedia ruang pertemuan eksternal. Ini menawarkan alternatif yang hemat biaya untuk banyak bisnis yang beroperasi di seluruh dunia, sesuatu yang perlu dipertimbangkan ketika memilih tempat pertemuan.
